I Commissione - Verbale

Ordine del giorno della seduta

1. Regolamento in materia di diritto di accesso: chiarimenti sulle nuove modalità e forme di accesso

Verbale

Alle ore 16:15 la consigliera Sambo assume la presidenza e, constatata la presenza del numero legale, dichiara aperta la seduta. Ricorda che si tratta del Regolamento votato a settembre scorso e che durante la riunione dei Capigruppo sono sorte alcune necessità di chiarimenti in merito all’effettiva sua applicazione: la prima parte riguarda il regolamento sull’accesso generalizzato, la seconda , all’art.39, sull’accesso dei consiglieri.

FIANO chiede che venga illustrata la nota sull’accesso agli atti inviata dagli uffici.

SECHET spiega che è una disposizione che dà operazioni indicative per la procedura:riepiloga la disposizione PG 529504 del 2/11/2017: la novità consiste nel fatto che la risposta va fornita direttamente al Consigliere a la Presidenza del Consiglio è informata solo per conoscenza. Altra novità sono i 15 giorni tassativi per rispondere. Verso l’XI°/XII° giorno gli uffici si sono organizzati per fornire un promemoria e, nel caso di inadempimento, vi è sempre la possibilità di evocare il cosiddetto “potere sostitutivo”. Solitamente i problemi sorgono in caso di lettere interlocutorie, quando la domanda va riformulata. In caso di richieste multiple, a più uffici, vanno separate. Le stesse indicazioni sono state fornite anche alle società partecipate.

LAZZARO sull’ordine dei lavori chiede quale sia l’Assessore di riferimento dato che non vede nessun riferimento politico presente in Commissione.

SAMBO risponde al consigliere Lazzaro che è stata invitata la Presidente del Consiglio che per problemi personali ha avvisato per tempo che non avrebbe potuto partecipare.

FIANO si dice non convinto e non condivide quanto prevede il comma 2 dell’art.39 del Regolamento in materia di diritto d’accesso secondo cui le richieste vanno indirizzate alla Presidenza del Consiglio. Chiede che la richiesta vada direttamente all’ufficio competente e solo per conoscenza alla Presidenza: la richiesta è del consigliere che individua anche a chi indirizzarla, il ruolo della Presidenza dev’essere solo di controllo delle richieste e sul rispetto delle tempistiche.

SCANO pone alcune domande: sulle delibere che dovrebbero esser pubblicate ma se risalgono oltre un certo anno non si trovano col teso ma con la sola indicazione dell’oggetto. Come ci si debba comportare nel caso in cui un Dirigente di una società partecipata risponda che i documenti sono disponibili presso i loro uffici e che dev’essere il consigliere che va a recuperarli.

SECHET sulla prima richiesta del consigliere Scano precisa che per le delibere di Consiglio e di Giunta meno recenti basta una semplice richiesta via mail e le forniscono, non serve alcun accesso agli atti. Sulle risposte fornite dal Dirigente di una partecipata di andare nel suo ufficio informa che i dati vanno forniti, il diritto è previsto per legge, magari occorre più tempo, ma l’Amministrazione li chiede sempre in formato digitale per poterli inviare a mezzo mail.

VERGINE, in merito alla richiesta del consigliere Fiano, precisa che l’art. 39 al comma 2 stabilisce quanto deciso dal Consiglio comunale. È un’attività di assistenza ed aiuto.

LA ROCCA sostiene che ora le richieste di accesso sono più difficili, bisogna porsi più domande,tutto per tramite, la ritiene una modifica dannosa dal punto di vista di chi fa le richieste. Chiede che, visto che si tratta comunque di documentazione reperibile da e-grammata o e-praxi, d’aver accesso a questi programmi per snellire e sgravare il lavoro degli uffici.

SAMBO chiede se il Regolamento valga anche per le richieste di accesso dei consiglieri delle Municipalità, specie ad esempio per i 15 giorni di risposta. Sulla questione del potere sostitutivo, ricorda d’aver presentato un emendamento con cui chiedeva che al 15° giorno fosse la Presidente del Consiglio a prevedere direttamente la sostituzione. Cita la 241 e il Regolamento degli Uffici e Servizi. Cita un caso al riguardo, sui reclami degli asili nido e scuola dell’infanzia, per il quale ha ricevuto tre risposte diverse, senza quindi averne una certa. Chiede chi sia il Dirigente responsabile. Si tratta di una questione delicata, ad esempio ci sono in mezzo le questioni della privacy o le richieste di non divulgazione delle informazioni: chiede quali siano gli obblighi per i consiglieri di mantenere il segreto.

SCARPA R. nota che sulla documentazione che viene inviata ai consiglieri è riportata di traverso la scritta con cui la stessa può esser utilizzata solo per scopi istituzionali, talvolta viene citato anche il nome del Consigliere. Sostiene che i casi in cui usati o divulgati i dati siano veramente pochi, è chiaro che se dati sensibili il Consigliere non li deve divulgare, ma tutto il resto si.

LAZZARO afferma che il Consigliere va informato per garantirgli di poter svolgere il suo mestiere. Cita come esempio la Commissione precedente cui non è stato risposto sull’installazione di cartelli e telecamere, si dice allibito. Non trova corretta la mancanza di risposte, ribadisce che il consigliere ha diritto di sapere. Chiede chi abbia voluto cambiare questo meccanismo che comunque andava bene. Fa notare che attualmente in aula non è presente la maggioranza e che il numero legale è tenuto dall’opposizione.

DE ROSSI chiede come avvenga l’assistenza ai Consiglieri.

SECHET, in risposta alla consigliera La Rocca, fa sapere che non vi è nessun problema a fornire l’accesso agli applicativi se servono, fa però notare che quelli citati, Protocollo e Determinazioni,sono applicativi di lavoro che servono per vedere i propri. Ad esempio col protocollo si possono visionare gli oggetti ma non i documenti. Risponde che i responsabili sono i dirigenti. L’assistenza è prevista da Regolamento, la fornisce la Presidenza del Consiglio, per aiutare nell’individuazione degli uffici giusti.

VERGINE, sulle Municipalità, precisa che non si tratta di una dimenticanza in quanto c’è l’art. 46 del Regolamento comunale generale delle Municipalità che riguarda proprio l’informativa ai Consiglieri. L’art.43 del Tuel fa poi riferimento ai Consiglieri comunali e municipali., per cui in questo senso non è estensibile anche a quelli delle Municipalità, dopodiché fa sapere che, come struttura, sono a disposizione. Cita un recente caso di assistenza a un consigliere della Municipalità del Lido. Sul potere sostitutivo richiama e legge la norma da Regolamento degli uffici e servizi, all’art.2 comma 6 bis. Al riguardo afferma che il Segretario Generale farà la sua parte, nulla vieta che lo faccia anche il consigliere. L’attivazione del potere sostitutivo è competenza dell’Amministrazione.

SAMBO chiede come comportarsi se si riceva una risposta parziale o incompleta.

SECHET le risponde che in questo caso non è una mancata risposta: in caso di contrapposizioni va fatto sollevare il caso alla Presidenza del Consiglio o alla Segreteria generale che valuterà.

VERGINE, sulla tutela della riservatezza, spiega che la norma rinvia alla legge: c’è l’ipotesi di riservatezza di terzi e che non si può stabilire un limite per i consiglieri, sta a questi ultimi accertarlo. Sulla questione delle telecamere posta dal consigliere Lazzaro afferma di non conoscere la questione nello specifico ma può presentare una richiesta d’atti o un atto ispettivo per sapere se le telecamere sono in funzione.

LA ROCCA afferma che pare evidente che la responsabilità di divulgazione stia in capo al Consigliere e precisa che comunque i dati prima di essere trasmessi al consigliere transitano per vari uffici, anche quando nell’atto viene indicato il nome del consigliere che ne ha fatto richiesta , un fatto che ritiene opinabile. Per cui ritiene un approfondimento anche su questo, sulla privacy ed il segreto d’azienda che il consigliere deve tutelare. Fa notare che l’ufficio della Presidenza non è stato dotato di una nuova risorsa, in precedenza si poteva parlare direttamente con gli uffici per tradurre e centrare le richieste, un lavoro che ora è in capo alla Presidenza con un filtro che, ribadisce, non serve.

SAMBO ha notato che la situazione è migliorata un po’ con l’aiuto dell’ufficio del Funzionario Sechet a supporto.

SECHET informa che nulla vieta ai consiglieri e alle loro segreterie di svolgere le loro attività di ricerca e che comunque il 90% delle istanze arrivano già con le destinazioni correttamente individuate dai consiglieri e dalle loro segreterie.

SCANO ritiene che vi sia equivalenza di massima tra consiglieri comunali e della Municipalità che, per analogia, potrebbero esser trattati allo stesso modo, per gli atti limitati al loro territorio.

SECHET ricorda l’esempio citato in precedenza che riguarda la Municipalità del Lido con cui hanno proceduto come fosse un consigliere comunale.

SCARPA R. sostiene si faccia un errore a chiedere ai tecnici a cosa i consiglieri hanno diritto. Legge uno stralcio del Tuel per precisare che il Consigliere non deve neanche motivare la richiesta a differenza del cittadino: non vi è nessun documento che non possa esser passato, salvo casi rarissimi. Un documento non può esser negato perché contiene qualche dato sensibile. Chiede venga tolto dai documenti il nome del Consigliere richiedente cui vengono consegnati.

LA ROCCA si associa alla richiesta del consigliere Scarpa.

VERGINE sul segreto e sui limiti dei documenti spiega che l’art. 43 al comma 2 non chiarisce le ipotesi di segreto ma fa un rinvio generico alla legge. La L.241 parla di terzi controinteressati, ma tutto questo nell’art. 43 del Tuel non c’è. Forse è opportuno fare un catalogo di casistiche che, ovviamente, non sarà ,ai esaustivo. Ci possono essere ipotesi molto delicate, ad esempio riguardo il Codice dei Contratti, all’art.53 per i procedimenti di selezione in corso, prevede che il diritto di accesso agli atti sia differito finché non avviene l’aggiudicazione. L’accesso non è negato ma differito. Su questo c’è anche il chiarimento dell’ANAC nr 317/2017. Sulle Municipalità dubita si possa estendere quanto previsto su questo per i consiglieri comunali.

LAZZARO fa notare che questa commissione è terminata solo perché la minoranza è rimasta presente in aula.

Alle ore 17:45 la presidente Sambo, non essendoci ulteriori domande ed esaurito l’ordine del giorno, dichiara chiusa la seduta.

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